POLARIS OFFICE(이하 ‘회사’)는 정보주체의 자유와 권리 보호를 위해 「개인정보 보호법」 및 관계 법령이 정한 바를 준수하여, 적법하게 개인정보를 처리하고 안전하게 관리하고 있습니다. 이에 「개인정보 보호법」 제30조에 따라 정보주체에게 개인정보 처리에 관한 절차 및 기준을 안내하고, 이와 관련한 고충을 신속하고 원활하게 처리할 수 있도록 하기 위하여 다음과 같이 개인정보 처리방침을 수립•공개합니다.

회사는 개인정보처리방침을 개정하는 경우 웹사이트 공지사항(또는 개별공지)을 통하여 공지할 것입니다.

본 방침은 2023 년 10월 20일부터 시행됩니다.

1. 수집하는 개인정보 항목

회사는 다음과 같은 개인정보를 수집하고 있습니다.

부정비리 제보
- 수집항목(실명)
   필수 : 이름, 전화번호
   선택 : 이메일

- 수집항목(익명)
   필수 : 전화번호

2. 개인정보의 수집 및 이용목적

회사는 수집한 개인정보를 다음의 목적을 위해 활용합니다.

부정비리 제보
- 제보 내용에 대한 접수 확인 안내,내용 추가 확인,신고 포상의 처리

3. 개인정보의 보유 및 이용기간

원칙적으로, 회사는 개인정보 수집 및 이용목적이 달성된 후(제보 내용에 대한 조사 및 종결,포상 등의 절차 완료)에는 해당 정보를 지체 없이 파기합니다. 단, 관계법령의 규정에 의하여 보존할 필요가 있는 경우 회사는 아래와 같이 관계법령에서 정한 일정한 기간 동안 회원정보를 보관합니다.

보존 항목 및 결제기록 보존 근거

• -계약 또는 청약철회 등에 관한 기록 보존 기간 : 3년
• -계약 또는 청약철회 등에 관한 기록 : 5년 (전자상거래등에서의 소비자보호에 관한 법률)
• -대금결제 및 재화 등의 공급에 관한 기록 : 5년 (전자상거래등에서의 소비자보호에 관한 법률)
• -소비자의 불만 또는 분쟁처리에 관한 기록 : 3년 (전자상거래등에서의 소비자보호에 관한 법률)

4. 개인정보의 파기절차 및 방법

회사는 원칙적으로 개인정보 수집 및 이용목적이 달성된 후에는 해당 정보를 지체없이 파기합니다.

파기절차
수집 및 이용 목적이 달성된 후 내부 방침 및 관련 법령에 의거하여 즉시 파기합니다.

파기방법
전자적 파일형태로 저장된 개인정보는 기록을 재생할 수 없는 기술적 방법을 사용하여 삭제합니다.

5. 개인정보 제공

회사는 이용자의 개인정보를 개인정보의 처리 목적에서 명시한 범위 내에서만 처리하며,이용자의 동의,법률의 특별한 규정 등 개인정보 보호법 제17조 및 제18조에 해당하는 경우에만 개인정보를 제3자에게 제공하고 그 이외에는 이용자의 개인정보를 제3자에게 제공하지 않습니다.

회사는 다음의 경우 이용자의 동의를 얻어 필요 최소한의 범위로만 제공합니다.

• 제공 받는 자 : 제보 내용과 관련한 폴라리스오피스그룹사
  (폴라리스오피스,폴라리스우노,폴라리스세원)
• 제공 항목 : 이름,이메일 주소,전화번호
• 제공 목적: 제보 내용 추가 확인및 조사,포상 징계 등 후속조치
• 보유 및 이용기간 : 제보 내용에 대한 조사 및 종결,포상 등의 절차 완료시까지

6. 수집한 개인정보의 위탁

회사는 원활한 개인정보 업무처리를 위하여 다음과 같이 외부 전문업체에 위탁하여 운영하고 있습니다.위탁업무의 내용이나 수탁자가 변경될 경우에는 지체없이 본 개인정보 처리방침을 통하여 공개하도록 하겠습니다.

• - 위탁 대상자 : (주)쓰리애니아이앤시
• - 위탁업무 내용 : 웹사이트 및 시스템 관리(호스팅 / 유지보수)

7. 이용자 및 법정대리인의 권리와 그 행사방법

이용자는‘제보하기’–‘조회 화면’ 기능을 통해 진행 내역에 대해 열람하실 수 있으며,제보 삭제,개인정보 열람, 개인정보 삭제가 필요한 경우개인정보보호 담당부서에이메일 또는 유선을 이용해요청하실 수 있습니다.회사는 이용자의 개인정보 열람청구가 신속하게 처리되도록 노력하겠습니다.

회사는 만 14세 미만 아동의 개인정보를 수집하지 않습니다.회사가 만 14세 미만 아동의 개인정보를 수집했다는 사실을 알게 되거나,법정 대리인이 요청하는 경우,회사는 이를 최대한 빨리 삭제하려는 조처를 할 것입니다.

8. 개인정보의 안전성 확보조치

회사는 개인정보의 안전성 확보를 위해 다음과 같은 조치를 취하고 있습니다.

1. 관리적 조치 : 내부관리계획 수립•시행, 전담조직 운영, 정기적 직원 교육
2. 기술적 조치 : 개인정보처리시스템 등의 접근권한 관리, 접근통제시스템 설치, 개인정보의 암호화, 보안프로그램 설치 및 갱신

9. 개인정보 자동수집 장치의 설치, 운영 및 그 거부에 관한 사항

회사는 이용자의 이용정보를 저장하고 수시로 불러오는 ‘쿠키(Cookie)’를 사용하지 않습니다.

10. 개인정보 보호 책임자 안내

회사는 이용자의 개인정보를 보호하고 개인정보와 관련한 불만을 처리하기 위하여 아래와 같이 관련 부서 및 개인정보 보호책임자를 지정하고 있습니다.이용자는 모든 개인정보보호 관련 문의,불만처리,피해구제 등에 관한 사항을 개인정보 보호책임자 및 담당부서로 문의할 수 있습니다.회사는 이용자의 문의에 대해 지체없이 답변 및 처리해드릴 것입니다.

11. 이용자의 권익침해에 대한 구제방법

이용자는 개인정보침해로 인한 구제를 받기 위하여 개인정보분쟁조정위원회, 한국인터넷진흥원 개인정보침해신고센터 등에 분쟁해결이나 상담 등을 신청할 수 있습니다. 이 밖에 기타 개인정보침해의 신고, 상담에 대하여는 아래의 기관에 문의하시기 바랍니다.

• 1. 개인정보분쟁조정위원회 : (국번없이) 1833-6972 (www.kopico.go.kr)
• 2. 개인정보침해신고센터 : (국번없이) 118 (privacy.kisa.or.kr)
• 3. 대검찰청 : (국번없이) 1301 (www.spo.go.kr)
• 4. 경찰청 : (국번없이) 182 (ecrm.cyber.go.kr)

회사는 정보주체의 개인정보자기결정권을 보장하고, 개인정보침해로 인한 상담 및 피해 구제를 위해 노력하고 있으며, 신고나 상담이 필요한 경우 개인정보보호담당부서로 연락해주시기 바랍니다.